1-. L'ARXIU CONVENCIONAL

CONCEPTE

Un arxiu és el conjunt ordenat de documents creats per una persona, entitat o institució en l'excercici de les seves activitats que es guarden tot seguint uns criteris prèviament establerts en un lloc determinat. 

Tanmateix, la paraula arxiu presenta tres accepcions diferents:

• Conjunt de documents produïts o rebuts per tota persona, entitat o institució en l'excercici de la seva activitat.
• Lloc on l'empresa, institució o entitat conserva els documents degudament ordenats.
• Institució responsable de l'acollida, el tractament, el procés d'inventariar, la conservació i el servei dels documents.  

També es dóna el nom d'arxiu al servei especialitzat la missió del qual consisteix a rebre, classificar, custodiar i facilitar documents. 

Els arxius els componen els documents que han estat produïts en el desenvolupament de les activitats pròpies de qualsevol empresa o una altra col·lectivitat organitzada.

S'estén per document "la combinació d'un suport i la informació registrada en el que pot ser utilitzada com aprova o per a consulta". Etimològicament, la paraula document prové del llatí documentum i aquesta, al seu torn, del verb docere, "ensenyar".

FUNCIONS

La principal funció de l'arxiu consisteix en la conservació de documents, ja que la llei hi obliga establint uns terminis mínims de conservació, durant els quals es pot requerir la seva presentació. Una altra funció de l'arxiu és la de ser un centre actiu d'informació que permet relacionar els nous documents amb els ja arrivats i desenvolupar el treball de forma eficaç.

A més, serveix com a mitjà de consulta quan es pretén indagar en les actuacions del passat.

També l'arxiu es fa servir com a element probatori quan l'organisme o l'entitat pretén demostrar la realització d'un acte o la forma de
fer-lo. La funció probatòria dels documents d'arxiu és indispensable per a l'empresa, de manera que pugui fer valer els seus drets i justificar els seus actes.