3-. L'ORGANITZACIÓ I EL FUNCIONAMENT DE L'ARXIU

L'arxiu es una eina fonamental per al desenvolupamentde les activitats de l'empresa.

Com vam veure a la Unitat 1, no totes les empreses s'organitzen de la mateixa forma. Tampoc a totes les empreses els arxius s'ordenen de la mateixa manera.

A l'hora d'organitzar l'arxiu hem de tenir en compte que aquest ha de respondre a les necessitats d'organització de l'empresa. Cal, doncs, efectuar una anàlisis prèvia de les activitats i les funcions que es duen a terme a l'empresa i identificar els fons documentals per establir un sistema de classificació i ordenació documental que respongui a les funcions o a l'estructura de l'organització.

El resultat final és l'obtenció d'un document anomenat quadre de classificació de l'arxiu, en el qual s'identifiquen els diferents fons de l'organització, com també les successives divisions d'aquests.

3.1. ORGANITZACIÓ DE L'ARXIU

Aquest procés de decaïment del valor del document es coneix per cicle de vida del document, i resulta fonamental a l'hora d'avaluar el nombre d'anys que hauran de ser conservats els documents des que van ser creats.

També convé, en aquesta fase, identificar la documentació que és susceptible de ser considerada com a confidencial i les persones que hi poden tenir accés.

A l'empresa podem organitzar l'arxiu:

•  Segons la utilitat del document.
• Segons la ubicació de l'arxiu.