3-. CONTINUACIÓ...

3.2.-. CLAUS PER A L'ÚS I L'ORGANITZACIÓ DE L'ARXIU

Perquè el treball a l'oficina es desenvolupi de manera adient és imprescindible que tots els documents es trobin degudament ordenats i arxivats, de forma que la seva localització sigui ràpida.

A. Passos per arxivar un document. 

Evidentment, segons el tipus de document que ens disposem a arxivar, els passos seran diferents.

• Conèixer prèviament el criteri i les normes que cal seguir per arxivar un document. 
• Identifiquem el tipus de document.
• Comprovem que cal arxivar-lo o, en cas contrari, el destruïm.
• Veiem si cal fer-ne una còpia o escanejar-lo per guardar-lo en suport informàtic. Hi haurà documents que els haurem de registrar en una base de dades.
• Localitzem l'arxiu on es guardarà el document. Si trobem un document que es pugui arxivar a dos llocs diferents, s'arxivarà en un l'original i es farà una còpia per a l'altre.
• Procedirem a arxivar el document seguint els criteris establerts per fer-ho.

B. Com arxivar missatges de correu electrònic.

Per arxivar missatges de correu electrònic podem crear carpetes i guardar missatges en funció de l'assumpte de què tracta el missatge o en funció de la persona que ens l'envia.

Podem arrossegar els missatges de correu electrònic a les carpetes manualment o crear regles per traslladar-los automàticament a carpetes en el moment en què es reben.

 També poden fer servir regles per marcar missatges determinats als quals desitgem aplicar posteriorment una acció, po eliminar de manera automàtica els missatges que no ens interessin.