7-. SEGURETAT I CONFIDENCIALITAT DELS ARXIUS

En la gestió dels arxius, un aspecte mlt important és la seguretat i la confidencialitat de la documentació, tant si es gestiona manualment com mitjançant sistemes informàtics.

7.1. SEGURETAT DELS ARXIUS CONVENCIONALS

La seguretat de les dades és un problema que es presenta com a conseqüència de diverses causes, entre les quals s'han d'esmentar les següents:

• Deteriorament de la documentació pel mateix ús, per l'envelliment del document, per un ús descurat o a causa de manipulacions incorrectes.

• Pèrdua de la documentació pero robatori, destrucció, etc.

• Avaries al local on s'emmagatzema l'arxiu: inundació, incendi, etc. 

Un dels problemes més grans en un sistema d'arxiu és la seguretat. 
Els arxius han d'estar totalment protegits de la intempèrie, la destrucció, el robatori, l'accés i la falsificació de personal no autoritzat. 

7.2. SEGURETAT DELS ARXIUS INFORMÀTICS

La realització de còpies de seguretat diàries de tot el sistema informàtic, una tècnica que es coneix per back-up, és la pràctica preventiva més estesa avui dia.

Els sistemes informàtics actuals permeten protegir els arxius davant de danys accidentals o intencionals, mitjançant permisos sobre arxius per als usuaris.

Els permisos protegeixen de la manipulació no autoritzada o de la destrucció de la informació dels arxius, i mantenen la informació privada confidencial impedint que els usuaris no autoritzats vegin certs arxius.

 7.3. CONFIDENCIALITAT DE LA DOCUMENTACIÓ

És obligatori guardar la deguda reserva i discreció sobre qualsevol document que es maneja a l'empresa, no tan sols per preservar la informació relativa a les activitats que es porten a terme, sinó també sobre el funcionament intern i especialment pel que fa a les dades personals dels treballadors i els clients.

Podem classificar la documentació en pública, restringida i confidencial:

• Documentació pública. És aquella a la qual poden tenir accés totes les persones de l'empresa.
• Documentació restringida. És la que requereix autorització per ser entregada a les persones que la sol·liciten.
• Documentació confidencial. És aquella la divulgació de la qual pot causar prejudicis a l'empresa, als seus membres o a tercers.

 És la direcció de l'empresa o els caps de cada departament els que s'encarreguen d'establir les mesures de seguretat i els controls d'accés a la documentació.