3-. CONTINUACIÓ...

A. Segons la utilitat del document

Com ja vam veure anteriorment, hi ha tres tipus d'arxiu segons la utilitat dels documents que contenen.

• Arxiu de gestió. També anomenat arxiu d'oficina. És el que conté els documents de consulta diària de recent actualitat. Els documents de l'arxiu de gestió són utilitzats amb molta freqüència.

• Arxiu intermedi. El formen els documents de consulta poc freqüent pel fet de ser operacions recents però ja finalitzades. De l'arxiu intermedi, els documents passen a l'arxiu històric.

• Arxiu històric. També anomenat definitiu. Conté els documents de consulta pràcticament nul·la. S'hi guarden documents, llibres, registres que exigeix la llei i els que tenen valor docuemtnal o històric, i els que tenen valor en si mateixos. Solen tenir una o dues persones al seu càrrec i la consulta dels documents es formalitza mitjançant un formulari de sol·licitud.

B. Segons la ubicació de l'arxiu

• Arxiu centralitzat. Quan tots els documents es guarden al mateix lloc i estan a càrrec normalment d'una o diverses persones, ens trobem davant d'un arxiu centralitzat; i és aquest llavors el lloc on es guarden tots els documents de l'empresa. 

• Arxiu descentralitzat. Si els documents es troben als diferents departaments i seccions de l'empresa, l'arxiu és descentralitzat. Compren fonamentalment els arxius de gestió i intermedi.

A les empreses hi podem trobar arxius centralitzats i descentralitzats; als centralitzats es poden trobar els documents de l'arxiu històric, i als arxius descentralitzats, els documents de l'arxiu de gestió i intermedi, és a dir, aquestes dues classes d'arxius no són excloents.