Comunicació Empresarial

Una base de dades és un conjunt estrructurat de dades que es guarden en un sistema informàtic i sobre els quals és possible efectuar una sèrie d'operacions bàsiques de consulta, modificació, inserció o eliminació. La finalitat dels sistemes gestors de base de dades és utilitzar de manera senzilla, clara i ordenada un conjunt de dades que posteriorment es convertiran en informació rellevant per manejar bé la informació. 6.1. CARACTERÍSTIQUES DELS SGBD Les característiques deñs SGBD són els següents: Un sistema gestor de bases de dades permet recopilar de forma odenada les dades relatives a llistats de productes, preus de compra ide venda, descomptes, etc., i localitzar-los de forma ràpida i fàcil. Tambbé permet la seva edició posterior, qualsevol que pugui ser la forma desitjada, el pressupost, la factura, l'inventari, etc. 6.2. CLASIFICACIÓ DELS SGBD Els sistemes de bases de dades (SGBD) es classifiquen segons la següent taula: El model relacional és...

A. Dispositius magnètics Els dispositius d'emmagatzematge magnètic posseeixen plats circulars plans que estan revestits per una capa de material magnetitzable . La capacitat d'emmagatzematge varia segons el dispositiu. Microfilm. Película que reprodueix, amb una gran reducció de mida, documents gràfics, cosa que en permet l'emmagatzematge i la manipulació. Cinta magnètica. Està formada per una cinta de material de plàstic recoberta de material ferromagnètic. Tambor magnètic. Són cilindres amb material magnètic capaç de retenir informació, que es grava i es llegeix mitjançant un capçal el braç del qual es mou en la direcció de l'eix de gir del tambor. Disquet o disc flexible. És un tipus de dispositiu d'emmagatzematge de dades format per una peça circular d'un material magnètic que permet la gravació i la lectura de dades. Disc dur. És un dispositiu que s'encarrega d'emmagatzemar informació de forma permanent en un ordinador; e...

Parlem d' arxiu informàtic si ens referim al conjunt organitzat de documents produïts, rebuts i conservats per una institució o persona a través d'un mitja electrònic en el desenvolupament de les seves activitats i que es manté accessible per mitjà d'un ordenador. 5.1. L'ÚS DE L'ARXIU INFORMÀTIC El desenvolupament de les noves tecnologies de la informació ha permès facilitar les tasques arxivístiques a l'empresa, pel fet de poder guardar els documents en suport informàtic al disc dur de l'ordinador, en els servidors de la xarxa o bé en dispositius d'emmagatzematge extern. 5.2. CARACTERÍSITQUES GENERALS DELS ARXIUS INFORMÀTICS Tots els arxius informàtics presenten unes característiques generals que hem de conèixer:  5.3. DISPOSITIUS D'EMMAGATZEMATGE DELS ARXIUS INFORMÀTICS  Hi ha diversos dispositius per emmagatzemar els documents. Els podem classificar en dispositius magnètics, dispositius òptics i dispositius extraïbles.

Els mitjans materials són tots els elements físics destinats a classificar i conservar la documentació a l'empresa. 4.1. MATERIALS D'ARXIU Hi ha una gran varietat de materials d'arxiu. Aquests són els més utilitzats: Carpetes A-Z o arxivadors de palanca. Les tapes són de cartó rígid i poden anar plastificades; a l'interior tenen un sistema d'ancoratge per als documents, com ara dues anelles de mida estandaritzada que s'obren i es tanquen mitjançant una palanca. Carpetes classificadores. Les tapes són de cartó rígid o de plàstic; a l'interior estan dividides en compartiments, cadascun amb la seva etiqueta. N'hi ha una gran varietat de models: amb gorra, d'acordió, de colors, etc. Subcarpetes. Són de cartulina i serveixen per separar documents de forma horitzontal; per exemple, dintre d'una carpeta penjant i vertical i en una capsa d'arxiu. Carpetes penjants o de suspensió. Són de cartolina, amb dos enganxalls de ...

3.2.-. CLAUS PER A L'ÚS I L'ORGANITZACIÓ DE L'ARXIU Perquè el treball a l'oficina es desenvolupi de manera adient és imprescindible que tots els documents es trobin degudament ordenats i arxivats, de forma que la seva localització sigui ràpida. A. Passos per arxivar un document.  Evidentment, segons el tipus de document que ens disposem a arxivar, els passos seran diferents. Conèixer prèviament el criteri i les normes que cal seguir per arxivar un document.  Identifiquem el tipus de document. Comprovem que cal arxivar-lo o, en cas contrari, el destruïm. Veiem si cal fer-ne una còpia o escanejar-lo per guardar-lo en suport informàtic. Hi haurà documents que els haurem de registrar en una base de dades. Localitzem l'arxiu on es guardarà el document. Si trobem un document que es pugui arxivar a dos llocs diferents, s'arxivarà en un l'original i es farà una còpia per a l'altre. Procedirem a arxivar el document seguint els criteris establerts p...

A. Segons la utilitat del document Com ja vam veure anteriorment, hi ha tres tipus d'arxiu segons la utilitat dels documents que contenen. Arxiu de gestió. També anomenat arxiu d'oficina. És el que conté els documents de consulta diària de recent actualitat. Els documents de l'arxiu de gestió són utilitzats amb molta freqüència. Arxiu intermedi. El formen els documents de consulta poc freqüent pel fet de ser operacions recents però ja finalitzades. De l'arxiu intermedi, els documents passen a l'arxiu històric. Arxiu històric.  També anomenat definitiu. Conté els documents de consulta pràcticament nul·la. S'hi guarden documents, llibres, registres que exigeix la llei i els que tenen valor docuemtnal o històric, i els que tenen valor en si mateixos. Solen tenir una o dues persones al seu càrrec i la consulta dels documents es formalitza mitjançant un formulari de sol·licitud. B. Segons la ubicació de l'arxiu Arxiu centralitzat. Qua...